Apartman Yöneticisinin Bilgi Verme Sınırı: KMK ve KVKK
Apartman yöneticisinin kat maliklerine bilgi verme ve hesap verme yükümlülüğü sınırları, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) çerçevesinde belirlenmiştir. Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumlu olduğundan şeffaf olmak zorundadır ancak bu şeffaflık sınırsız değildir.
Bilgi Verme ve Hesap Açıklama Zorunluluğu Olan Alanlar (Şeffaflık Sınırı)
- Gelir ve Gider Kayıtları: Toplanan aidatlar, harcamalar, faturalar ve makbuzlar kat maliklerinin incelemesine açıktır.
- Karar ve İşletme Defterleri: Yönetici, kat malikleri kurulunun aldığı kararları ve yapılan ihtar/tebligat özetlerini düzenli tutup paylaşmalıdır.
- Zaman Sınırı: Yönetim planında aksine bir zaman belirtilmemişse, yönetici her takvim yılının birinci ayında (olağan genel kurulda) hesap vermek ve bilgi sunmak zorundadır. Denetçiler veya kat malikleri kurulu ise haklı bir sebeple her zaman denetim ve bilgi talep edebilir.
Bilgi Vermenin Yasak Olduğu Alanlar (Gizlilik Sınırı)
- Kamera Kayıtları: Apartman güvenliği için konulan kameraların görüntüleri, bir kat malikinin kişisel talebi üzerine kendisine verilemez; bu kayıtlar yalnızca adli makamların (savcılık, mahkeme) talebi üzerine paylaşılabilir.
- Kişisel İletişim ve Kimlik Bilgileri: Bir kat malikinin telefon numarası, e-posta adresi, T.C. kimlik numarası veya iş adresi gibi verileri, diğer kat maliklerine ya da üçüncü kişilere rıza olmaksızın devredilemez.
- Borçlu Listelerinin İlanı: Aidat borcu olanların listesi apartman panosu gibi herkesin görebileceği açık alanlarda açık isim ve soyisimle ilan edilemez. Borç takibi, ilgili kişiye özel olarak veya yasal icra yollarıyla yapılmalıdır.
Bu Yazıda Neler Var
- Apartman yöneticisinin hukuki konumu: kat malikleri kurulunun vekili
- Bilgi verme ve hesap açıklama zorunluluğu olan alanlar
- Yöneticinin tutmak zorunda olduğu defterler nelerdir?
- Genel kurul ne zaman toplanır, hesap ne zaman verilir?
- Denetçilerin ve kat maliklerinin haklı sebeple bilgi isteme hakkı
- Bilgi vermenin yasak olduğu alanlar (gizlilik sınırı)
- Apartman/site yönetiminde kim “veri sorumlusu” sayılır?
- Borçlu bilgisi paylaşılabilir mi? Ev sahibi-kiracı örneği
- Kamera kayıtları kimle paylaşılabilir?
- Apartman yönetiminde WhatsApp kullanımının hukuki sınırları
- Bilgi Edinme Kanunu apartman yönetimlerine uygulanır mı?
- VERBİS kaydı zorunlu mu?
- Sınırın aşılmasının sonuçları: yönetici bilgi/hesap vermezse
- Yönetici gizlilik sınırını aşarsa: KVKK ve TCK sorumluluğu
- Kat malikleri ne yapabilir? Pratik yol haritası
- Sık sorulan sorular
Apartman Yöneticisinin Hukuki Konumu: Kat Malikleri Kurulunun Vekili
634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 38
Yönetici, kat malikleri kuruluna karşı aynen bir vekil gibi sorumludur.
Bu tek cümle, apartman yöneticisinin hukuki konumunu özetler: yönetici, kat maliklerinin vekilidir ve vekalet ilişkisinin doğal sonucu olarak hesap verme, bilgi verme ve şeffaf davranma yükümlülüğü altındadır. Ancak bu şeffaflık, sınırsız bir bilgi paylaşma zorunluluğu anlamına gelmez; yöneticinin şeffaflık yükümlülüğü, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) ile kişisel verilerin korunmasına ilişkin 6698 sayılı Kanun (KVKK) arasındaki dengede şekillenir. Bir tarafta mali ve idari şeffaflık zorunluluğu, diğer tarafta kat maliklerinin ve site sakinlerinin kişisel verilerinin ve özel hayatının korunması hakkı vardır.
Bilgi Verme ve Hesap Açıklama Zorunluluğu Olan Alanlar
Yönetici, apartmanın mali ve idari işleyişine dair bilgileri kat malikleriyle paylaşmakla yükümlüdür. Kat maliklerinin bu alanlarda bilgi edinme hakkı engellenemez:
Gelir ve Gider Kayıtları
Toplanan aidatlar, yapılan harcamalar, faturalar ve makbuzlar kat maliklerinin incelemesine açık olmalıdır.
Karar ve İşletme Defterleri
Kat malikleri kurulunun aldığı kararlar, yapılan ihtar ve tebligatların özeti ile tarihleri düzenli olarak tutulmalı ve paylaşılmalıdır.
İşletme Projesi
Tahmini gider ve avans tutarlarını gösteren işletme projesi, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara bildirilmelidir.
Yöneticinin Tutmak Zorunda Olduğu Defterler Nelerdir?
634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 32 ve 36
Kat malikleri kurulu kararları, birden başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühürüyle tasdikli bir deftere yazılarak toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır (m. 32). Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, bu deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir (m. 36).
Bu iki madde, apartman yönetiminin şeffaflığının somut dayanağıdır: karar defteri (kat malikleri kurulu kararlarının kaydı) ve yöneticinin gider/gelir/ihtar bilgilerini işlediği defter ve dosya. Bu belgeler, kat maliklerinin talebi üzerine incelemeye açılmalıdır; yönetici bu belgeleri gizleyemez.
Genel Kurul Ne Zaman Toplanır, Hesap Ne Zaman Verilir?
634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 29 (İlgili Kısım)
Kat malikleri kurulu, yönetim planında başka bir zaman öngörülmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.
Bu, yöneticinin hesap verme yükümlülüğünün zaman sınırıdır. Yönetim planında aksine bir zaman belirtilmemişse, yönetici her takvim yılının birinci ayında yapılan olağan genel kurulda kat maliklerine hesap vermek ve bilgi sunmak zorundadır. Bu, yöneticinin keyfi olarak hesap vermeyi geciktirmesinin veya süresiz olarak ertelemesinin önüne geçen kanuni bir güvencedir.
Denetçilerin ve Kat Maliklerinin Haklı Sebeple Bilgi İsteme Hakkı
Yıllık olağan genel kurul dışında da bilgi isteme hakkı tamamen kapanmaz. Kat malikleri kurulunca seçilen denetçiler veya haklı bir sebebi bulunan kat malikleri, sadece yıl sonunu beklemek zorunda değildir; haklı bir sebeple her zaman denetim yapılmasını ve ilgili bilgi/belgelerin kendilerine sunulmasını isteyebilir. Bu, özellikle mali usulsüzlük şüphesi, harcamalarda tutarsızlık veya yöneticinin görevini ihmal ettiğine dair somut belirtiler varsa devreye giren önemli bir güvence mekanizmasıdır.
Bilgi Vermenin Yasak Olduğu Alanlar (Gizlilik Sınırı)
Yöneticinin şeffaflık yükümlülüğü, kişisel verilerin korunması ve özel hayatın gizliliği sınırına geldiğinde durur. KVKK kararları uyarınca yöneticinin paylaşamayacağı veya sınırlandırması gereken durumlar şunlardır:
Kamera Kayıtları
Apartman güvenliği için konulan kameraların görüntüleri, bir kat malikinin kişisel talebi üzerine (örneğin “komşum eve saat kaçta girdi?” gibi) kendisine verilemez; bu kayıtlar yalnızca adli makamların (savcılık, mahkeme) talebi üzerine paylaşılabilir.
Kişisel İletişim ve Kimlik Bilgileri
Bir kat malikinin telefon numarası, e-posta adresi, T.C. kimlik numarası veya iş adresi gibi verileri, diğer kat maliklerine ya da üçüncü kişilere rıza olmaksızın devredilemez.
Borçlu Listelerinin Açık İlanı
Aidat borcu olanların listesi apartman panosu gibi herkesin görebileceği açık alanlarda (kurye, misafir vb. görecek şekilde) açık isim ve soyisimle ilan edilemez.
Apartman/Site Yönetiminde Kim “Veri Sorumlusu” Sayılır?
Apartman/Site Yönetiminde Kim “Veri Sorumlusu” Sayılır?
Bu konuda uzun süre görüş ayrılığı vardı; çünkü KVKK’daki “veri sorumlusu” tanımı gerçek veya tüzel kişiyi esas alır, kat malikleri kurulu ise Türk hukukunda tüzel kişiliğe sahip olmayan bir yapıdır. Bu tartışmayı çözen karar şudur:
Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 22.07.2020 tarih, 2020/560 Sayılı Karar
Her ne kadar tüzel kişiliği haiz olmasa da kural olarak apartman, site ve benzeri yapılar bakımından veri sorumlusu olarak kat malikleri kurulunun kabul edilebileceği; kat malikleri kurulunun ise Kanun’un veri sorumlusuna yüklediği yükümlülüklerin yerine getirilmesi bakımından bir kişiyi görevlendirebileceği, görevlendirilen bu kişinin yönetici olmasının mümkün olduğu gibi başka bir kat malikinin ya da iradi temsilcinin de olabileceği değerlendirilmekle beraber; nihai olarak her somut olay bakımından kişisel veri işlenmesine ilişkin kararları alan, veri kayıt sistemlerini kuran, uhdesinde bulunduran ve yöneten birimlerin tespit edilmesi gerektiği kabul edilmiştir.
Bu kararın pratik sonucu şudur: kural olarak kat malikleri kurulu veri sorumlusudur, yönetici ise bu kurul adına hareket eden ve KVKK yükümlülüklerini yerine getiren kişi konumundadır. Ancak yönetici, somut bir olayda kendisi (kurul kararlarından bağımsız olarak) veri işleme amaç ve vasıtalarını belirleyen bir rol üstlenmişse, bu durumda kendisi de veri sorumlusu sıfatı taşıyabilir. Ayrıca yönetici, kendisine verilen yetki çerçevesinde kişisel verileri işlerken, bu verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek için gerekli güvenlik tedbirlerini almak bakımından kat malikleri kurulu ile birlikte (müştereken) sorumlu olur.
Borçlu Bilgisi Paylaşılabilir mi? Ev Sahibi-Kiracı Örneği
Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 29.09.2020 tarih, 2020/755 Sayılı Karar
Ev sahibi ile kiracının ortak giderler ve gecikme tazminatından müştereken ve müteselsilen sorumlu olduğu dikkate alındığında, ev sahibinin kiracısının aidat gibi ortak giderlerden payına düşen kısımları ödeyip ödemediğinden haberdar olmasında gerek ev sahibinin gerek site yönetiminin menfaati bulunduğu; dolayısıyla bu veri işleme faaliyetinin, 6698 sayılı Kanunun 5. maddesinin (2) numaralı fıkrasının (e) bendi kapsamında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması çerçevesinde gerçekleştirildiği değerlendirilmiştir.
Bu karar, “borçlu bilgisi hiçbir şekilde paylaşılamaz” şeklindeki katı bir anlayışı nüanslandırır. Yasak olan, borç bilgisinin apartman panosu gibi herkesin göreceği açık bir alanda ilan edilmesidir. Buna karşılık, kiracının aidat borcu bilgisinin, doğrudan menfaati bulunan ev sahibine özel olarak (örneğin bir SMS veya mesaj yoluyla) bildirilmesi, KVKK m. 5/2-e kapsamında hukuka uygun bir veri işleme faaliyeti olarak değerlendirilebilir. Kısacası: açık, herkese ilan yasak, ilgili ve menfaati bulunan kişiye özel bildirim ise meşru olabilir.
Kamera Kayıtları Kimle Paylaşılabilir?
Apartman ve site güvenliği için kurulan kamera sistemleri, KVKK anlamında kişisel veri işleme faaliyetidir. Kayıtlar:
- Yalnızca güvenlik amacıyla, ölçülü ve orantılı biçimde tutulmalı,
- Belirli bir süre sonunda (genellikle makul bir saklama süresi sonunda) silinmeli veya anonimleştirilmeli,
- Bir kat malikinin kişisel merakı veya komşusunu izlemek amacıyla talep ettiği görüntüler kendisine verilmemeli,
- Yalnızca savcılık, mahkeme gibi yetkili adli/idari makamların resmî talebi üzerine paylaşılmalıdır.
Bina girişlerine, otoparklara ve asansörlere kameralarla izleme yapıldığına dair KVKK uyarınca aydınlatma metinlerinin (uyarı levhalarının) asılması da yöneticinin dikkat etmesi gereken önemli bir yükümlülüktür.
Apartman Yönetiminde WhatsApp Kullanımının Hukuki Sınırları
Apartman ve site yönetiminde WhatsApp grupları üzerinden yapılan duyurular da hukuki sınırlar içindedir. Yapılan paylaşımlar, içeriğine göre hukuki sorumluluk doğurabilir. Örneğin bir kat malikinin aidat borcunun, kişisel iletişim bilgilerinin veya kamera görüntülerinin grup içinde herkesin görebileceği şekilde paylaşılması, yukarıda anlatılan gizlilik sınırlarının aynen ihlali anlamına gelir; WhatsApp üzerinden yapılmış olması bu paylaşımı hukuka uygun hâle getirmez. Bu nedenle grup üzerinden yalnızca ortak alanlara, genel duyurulara ve kat malikleri kurulu kararlarına ilişkin, kişisel veri içermeyen bilgiler paylaşılmalıdır.
Bilgi Edinme Kanunu Apartman Yönetimlerine Uygulanır mı?
Uygulamada bazı kat malikleri, site veya apartman yönetimlerine dilekçe yazarak 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında bilgi talep etmektedir. Ancak apartman ve site yönetimleri kamu kurumu veya kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşu olmadıkları için bu kanun kapsamında değildir. Kat malikinin bilgi talebi bu kanuna göre değil, tamamen KMK’daki vekalet ilişkisine ve ortaklık haklarına dayanır. Bu, önemli bir ayrımdır: apartman yönetiminden bilgi istenirken dayanılacak hukuki temel, Bilgi Edinme Kanunu değil, doğrudan KMK’daki hesap verme ve şeffaflık yükümlülükleridir.
VERBİS Kaydı Zorunlu mu?
KVKK, kişisel verileri işleyen veri sorumlularına kural olarak Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kayıt olma zorunluluğu getirmiştir. Ancak Kanun ve buna dayanılarak çıkarılan yönetmelik, bu zorunluluğa bazı istisnalar tanımıştır. Apartman ve site yönetimlerinin, işledikleri kişisel verilerin niteliği ve kapsamı (genellikle sınırlı sayıda kat malikinin temel iletişim ve mali bilgileri) dikkate alınarak, çoğunlukla VERBİS’e kayıt yükümlülüğü kapsamı dışında değerlendirildiği görülmektedir; ancak bu, somut yönetimin veri işleme faaliyetinin kapsamına göre ayrıca değerlendirilmesi gereken bir konudur.
Sınırın Aşılmasının Sonuçları: Yönetici Bilgi/Hesap Vermezse
634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 33 (İlgili İlke)
Yöneticinin görevlerini yerine getirmemesi hâlinde, kat maliklerinden her biri, anagayrimenkulün bulunduğu yerdeki sulh hukuk mahkemesine başvurarak hâkimin müdahalesini isteyebilir.
Yönetici bilgi veya hesap vermezse, kat malikleri Sulh Hukuk Mahkemesi’ne başvurarak hesap denetimi talep edebilir ve yöneticinin azlini (görevden alınmasını) isteyebilir. Bu, yöneticinin şeffaflık yükümlülüğüne uymamasının en temel ve doğrudan hukuki sonucudur; kat malikleri, olağan genel kurulu beklemeden de bu yola başvurabilir.
Yönetici Gizlilik Sınırını Aşarsa: KVKK ve TCK Sorumluluğu
Yönetici, kat maliklerinin kişisel verilerini yetkisiz şekilde paylaşırsa (örneğin kamera görüntülerini kişisel taleple paylaşırsa, iletişim bilgilerini rızasız devrederse veya borçlu listesini açık alanda ilan ederse), bu durum hem idari hem cezai sonuç doğurabilir:
- İdari yol: İlgili kişi, KVKK’nın 11. maddesindeki haklarını kullanarak veri sorumlusuna (kat malikleri kurulu/yönetici) başvurabilir; tatmin edici cevap alınamazsa Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilir.
- Cezai yol: Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde ele geçirilmesi veya başkasına verilmesi, Türk Ceza Kanunu kapsamında suç oluşturabilir; bu konudaki suç tipi, unsurları ve cezaları hakkında Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Olarak Ele Geçirilmesi Suçu yazımızda ayrıntılı bilgi bulabilirsiniz.
- Hukuki yol: İlgili kişi, uğradığı zarar için ayrıca tazminat davası açabilir.
Apartman/site hayatında ortaya çıkan diğer komşuluk kaynaklı uyuşmazlıklar (gürültü, rahatsızlık gibi) için ayrıca hazırladığımız Komşuluk Hukukundan Doğan Gürültü ve Rahatsızlık yazımıza da bakılabilir.
Kat Malikleri Ne Yapabilir? Pratik Yol Haritası
- Talep ettiğiniz bilginin şeffaflık alanına (gelir-gider, defterler) mi yoksa gizlilik alanına (kişisel veri) mı girdiğini belirleyin.
- Yıllık genel kurulu bekleyebilir durumdaysanız olağan toplantıda hesap sorun; aciliyet varsa haklı sebep göstererek her zaman denetim talep edin.
- Yönetici bilgi/hesap vermiyorsa yazılı olarak talepte bulunun ve bu talebi belgeleyin.
- Sonuç alınamazsa Sulh Hukuk Mahkemesine başvurarak hesap denetimi ve gerekiyorsa yöneticinin azlini isteyin.
- Kişisel verilerinizin (kamera görüntüsü, iletişim bilgisi, borç bilgisi) izinsiz paylaşıldığını düşünüyorsanız önce veri sorumlusuna başvurun, sonuç alamazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyet edin.
- WhatsApp gruplarındaki paylaşımların da bu sınırlara tabi olduğunu unutmayın; kişisel veri içeren paylaşımlara itiraz edin.
Apartman yöneticinizin bilgi verme yükümlülüğünün sınırlarının doğru belirlenmesi, hem şeffaflığın sağlanması hem de kişisel verilerin korunması bakımından büyük önem taşır.
Sık Sorulan Sorular
Apartman yöneticisi hangi bilgileri kat maliklerinden gizleyemez?
Gelir-gider kayıtları, aidat toplama ve harcama belgeleri, kat malikleri kurulu kararları ve ihtar/tebligat özetleri gibi mali ve idari bilgileri gizleyemez; bu bilgiler kat maliklerinin incelemesine açık olmalıdır.
Apartman yöneticisi kamera kayıtlarını bir kat malikine gösterebilir mi?
Hayır, bir kat malikinin kişisel talebi üzerine kamera görüntüleri kendisine verilemez; bu kayıtlar yalnızca savcılık veya mahkeme gibi yetkili adli makamların talebi üzerine paylaşılabilir.
Aidat borcu olanların isim listesi asılabilir mi?
Hayır, borçlu listesi apartman panosu gibi herkesin göreceği açık bir alanda ilan edilemez; ancak ilgili kişiye veya doğrudan menfaati bulunan bir tarafa (örneğin kiracısının borcu konusunda ev sahibine) özel olarak bildirim yapılması KVKK kapsamında meşru olabilir.
Yönetici hesap vermezse kat malikleri ne yapabilir?
Kat malikleri, anagayrimenkulün bulunduğu yerdeki Sulh Hukuk Mahkemesine başvurarak hesap denetimi talep edebilir ve gerekirse yöneticinin azlini isteyebilir.
Apartman yönetimine Bilgi Edinme Kanunu kapsamında dilekçe yazılabilir mi?
Hayır, apartman ve site yönetimleri kamu kurumu niteliğinde olmadığından 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında değildir; bilgi talebi bu kanuna değil, Kat Mülkiyeti Kanunu’ndaki vekalet ilişkisine dayanır.
Apartman WhatsApp grubunda kişisel bilgi paylaşılması suç mudur?
Paylaşımın içeriğine göre değişir; bir kişinin borç bilgisi, iletişim bilgisi veya kamera görüntüsü grup içinde herkesin görebileceği şekilde paylaşılırsa bu, KVKK’daki gizlilik sınırlarının ihlali anlamına gelebilir ve hukuki/cezai sorumluluk doğurabilir.
Apartman/site yönetiminde veri sorumlusu kimdir?
Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 2020/560 sayılı kararına göre kural olarak kat malikleri kurulu veri sorumlusudur; yönetici, bu kurul adına hareket eden ve KVKK yükümlülüklerini yerine getiren kişi konumundadır.
Yazar Hakkında
Bu içerik, Av. Melisa Ezgi Aslan tarafından 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m. 29, 32, 33, 36, 37, 38 ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m. 3, 5, 11 hükümleri ile Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 22.07.2020 tarihli 2020/560 sayılı ve 29.09.2020 tarihli 2020/755 sayılı kararları esas alınarak hazırlanmıştır. Apartman yöneticisinin bilgi verme ve hesap verme yükümlülüğü hakkında detaylı ve dosyanıza özel bilgi için hukuki danışmanlık alınması önerilir.
Av. Melisa Ezgi Aslan, İzmir merkezli hukuk hizmetlerinin yanı sıra Konak, Karşıyaka, Bornova, Buca, Bayraklı, Çiğli, Gaziemir ve Karabağlar ilçelerinde kat mülkiyeti hukuku, apartman/site yönetimi uyuşmazlıkları ve kişisel verilerin korunması alanında müvekkillerine hukuki destek sunmaktadır.